“Ik heb intern nog nooit ‘nee’ hoeven zeggen – álles wat we bedenken, krijgen we voor elkaar met Tribe”
Jelle Dröge • Functioneel beheerder bij Verdi Fit
Customer case: Verdi Fit
Verdi Fit kiest Tribe CRM als motor voor groei en kwaliteit
Van versnipperde data naar één centrale waarheid
Arbodienst Verdi Fit heeft sinds de overstap eind 2022 zijn klantbeheer volledig getransformeerd met Tribe CRM. Wat eerst verspreid was over Excel-lijsten, Outlook-contacten en een andere CRM applicatie, staat nu centraal in één platform dat met de organisatie meegroeit. “Ik heb intern nog nooit ‘nee’ hoeven zeggen – álles wat we bedenken, krijgen we voor elkaar met Tribe,” zegt Jelle Dröge, functioneel beheerder bij Verdi Fit. Het resultaat: meer overzicht, vergaande automatisering die uren werk per week bespaart, en een proactieve manier van klanten bedienen die Verdi Fit’s kwaliteitsbelofte waarmaakt.
De arbodienst die het anders doet
Verdi Fit, eerder bekend onder de naam BrinQer, is een regionale arbodienst met landelijke dekking, onderdeel van Verdi Groep. Al ruim twintig jaar helpt Verdi Fit organisaties om medewerkers gezond en productief te houden – liever 96% inzetbaarheid dan 4% verzuim. Kwaliteit gaat voor kwantiteit; Verdi Fit wil niet de grootste zijn, maar wel een toppartner die proactief en in nauwe samenwerking met haar klanten, verzuim voorkomt. Het team bedient zowel grote namen (zoals Schiphol, Pluryn, regionale ziekenhuizen) als lokale mkb’ers. Die klanten krijgen diensten variërend van arbeidsdeskundig advies, verzuimbegeleiding, bedrijfsartsen en re-integratie tot trainingen en PMO’s (Preventief Medisch Onderzoek): allemaal gericht op gezonde medewerkers.
Waarom Tribe CRM?
Doorslaggevend was de flexibiliteit. Tribe bood de mogelijkheid om het systeem zélf op maat in te richten. Verdi Fit deed mee aan het Early Bird-programma van Tribe, waarbij Jelle en twee collega’s leerden eigen automatiseringen en modules te bouwen. “We zijn vanaf stap één gaan overleggen: waarvoor wíllen we het gaan inzetten en welke processen die nu buiten een systeem vallen kunnen we integreren in Tribe?” aldus Jelle. Het doel was duidelijk: één geïntegreerd platform in plaats van allerlei losse 'eilandjes' van informatie. Bovendien was de keuze logisch omdat een zusterbedrijf binnen de Verdi Groep al ervaring had met Tribe, wat de stap extra eenvoudig maakte.
Brede adoptie en slimme automatisering
Verdi Fit pakte de implementatie breed aan. Waar veel organisaties klein beginnen met CRM, kreeg hier iedereen toegang. “Binnen Verdi Fit kun je beter vragen wie níet met Tribe werkt – echt iedereen heeft toegang,” lacht Jelle. Dat betekent dat elke collega altijd over actuele klantgegevens beschikt en niets meer dubbel wordt bijgehouden.
Naast deze brede adoptie heeft Verdi Fit Tribe tot in de puntjes afgestemd op de eigen processen. Met hulp van Tribe’s consultants bouwde het team in korte iteraties nieuwe functionaliteiten. Enkele voorbeelden van die slimme automatisering:
- Vliegende start voor nieuwe klanten: zodra een verkoopkans op ‘Gewonnen’ wordt gezet, triggert Tribe automatisch een onboarding workflow. Er worden taken uitgezet naar alle betrokken collega’s om de nieuwe klant vóór de afgesproken startdatum volledig ingericht te hebben. Geen losse mailtjes meer, maar realtime inzicht in de voortgang. Het gevolg: tegen de tijd dat de dienstverlening begint, is alles geregeld.
- Altijd opvolging (nazorg): Verdi Fit houdt klanten proactief betrokken na elke interventie of training. Tribe CRM creëert namelijk automatisch opvolgtaken op vaste intervallen. Het systeem herinnert de verantwoordelijke om even bij de klant te checken hoe het gaat of om feedback te vragen. Zo blijft geen enkele nazorgactie meer liggen. Dit gestructureerde opvolgen zorgt ervoor dat klanten zich gehoord en geholpen voelen, ook ná afronding van een traject – wat de relatie verder versterkt.
- In één klik inzicht in mailvoorkeuren: een sprekend voorbeeld van Tribe’s flexibiliteit is hoe Verdi Fit de communicatievoorkeuren van al zijn relaties heeft vastgelegd. “We hebben een veld ‘mailgroepen’ op contactpersonen gemaakt, met een schuifje aanmelden nieuwsbrief,” legt Jelle uit. Zet je dat schuifje aan bij een contact, dan stuurt Tribe automatisch een persoonlijke e-mail met de vraag voor welke updates die persoon zich wil inschrijven. Via een gekoppeld Typeform-formulier geeft de ontvanger zijn voorkeuren door, en die informatie komt weer terug in Tribe. Honderden contactpersonen hebben zo zelf hun voorkeuren doorgegeven. “Het zou onvoorstelbaar veel werk zijn als wij mailtjes één voor één hadden moeten sturen,” zegt Jelle. “Nu ging het met één druk op de knop. Ik kan me eigenlijk niet meer voorstellen hoe we het daarvoor deden.” Dankzij deze aanpak konden we razendsnel voldoen aan nieuwe communicatiewensen en wetgeving, zonder dat dit handmatig gedoe opleverde.
Verdi Fit benut Tribe zo breed mogelijk: naast bovenstaande voorbeelden worden ook leveranciersgegevens in Tribe gemonitord en is zelfs het offboarding-proces bij klantvertrek gestandaardiseerd. Alles verloopt via dezelfde centrale applicatie.
“Vaak zie je CRM als tool voor je verkoopkansen en misschien nog mailings. Maar het pakket is zó flexibel dat je er processen in kunt stoppen waar je in eerste instantie niet aan denkt; van automatische mailtjes en onboardingprocessen tot klanttevredenheidsmetingen. Ga in gesprek over de mogelijkheden.”
Jelle Dröge • Functioneel beheerder bij Verdi Fit
Meer overzicht, tijdwinst en klantgerichtheid
De effecten van deze CRM-transformatie zijn duidelijk merkbaar. Alle informatie is vindbaar op één plek en voor iedereen beschikbaar. Vergaderingen verlopen efficiënter, omdat men direct in Tribe kan zien welke salestrajecten lopen, welke acties openstaan en wie waarmee bezig is. Jelle en zijn team hoeven nooit meer in mailarchieven te graven om te weten waar ze staan met een klant: ze openen gewoon Tribe.
Daarnaast is een enorme efficiëntieslag gemaakt. Doordat veel routinetaken zijn geautomatiseerd, bespaart men zeeën van tijd. “Het scheelt bizar veel tijd – ik kan me niet voorstellen hoe we het vroeger deden,” aldus Jelle over bijvoorbeeld het mailvoorkeuren-proces. Zijn collega’s kunnen zich nu richten op inhoudelijk klantcontact in plaats van administratie. Ook intern merkt men de voordelen: medewerkers omarmen het systeem omdat het hun werk makkelijker maakt (veel is immers al voor hen geregeld of herinnerd).
Daarnaast is een enorme efficiëntieslag gemaakt. Doordat veel routinetaken zijn geautomatiseerd, bespaart men zeeën van tijd. “Het scheelt bizar veel tijd – ik kan me niet voorstellen hoe we het vroeger deden,” aldus Jelle over bijvoorbeeld het mailvoorkeuren-proces. Zijn collega’s kunnen zich nu richten op inhoudelijk klantcontact in plaats van administratie. Ook intern merkt men de voordelen: medewerkers omarmen het systeem omdat het hun werk makkelijker maakt (veel is immers al voor hen geregeld of herinnerd).
Klanten plukken óók de vruchten. Verdi Fit kan nu elke lead en elke lopende afspraak strak opvolgen. “Ik geloof niet dat je je werk overzichtelijk en je opvolging strak kunt houden zónder CRM, zeker niet met zoveel klanten,” merkt Jelle op. Dankzij Tribe blijft Verdi Fit altijd één stap vooruitdenken voor de klant. Bijvoorbeeld: op de dag dat een nieuwe klant start, staat alles al klaar (accounts, afspraken, dossiers) omdat dat proces in Tribe al weken eerder is begonnen. En mocht een klantorganisatie veranderen of vertrekken, dan zorgt Verdi Fit via Tribe voor een keurig overdrachtsproces, zodat de deur open blijft voor toekomstige samenwerking. Die professionele, proactieve aanpak verhoogt de klanttevredenheid en onderscheidt Verdi Fit in de markt.
Partners in succes en blik op de toekomst
Tijdens de implementatie en uitrol heeft Verdi Fit de samenwerking met Tribe als zeer positief ervaren. “We hebben uiteraard ook uitdagingen gehad, maar Tribe heeft ons steeds goed ondersteund,” deelt Jelle. Ook denkt het Tribe-team actief mee over nieuwe wensen. Zo gaf men feedback om de Outlook- en agenda-koppeling gebruiksvriendelijker te maken. Die open communicatie zorgt voor vertrouwen. Bovendien ziet Jelle dat Tribe continu nieuwe features ontwikkelt. Hij nam onlangs deel aan een Tribe-webinar over AI-integraties, waaronder de Tribe AI Sales Agent en klant-sentimentanalyse. “Ontzettend interessant om te zien wat er al kan met AI,” zegt Jelle, die zulke innovaties op de voet volgt.
Verdi Fit kijkt dan ook vooruit naar de volgende optimalisaties. Intern hanteert men het motto: “met zo min mogelijk input, zoveel mogelijk output” bereiken. Alles wat repetitief is, wil men verder automatiseren, en complexe data (zoals omzet of capaciteitsplanning) inzichtelijk maken via Tribe voor betere forecasts. Ook werkt Verdi Fit samen met zusterbedrijven aan één gezamenlijke Tribe-omgeving voor de hele Verdi Groep. Zo kunnen in de toekomst leads en klantinformatie groepsbreed gedeeld en benut worden.
Tip van Jelle voor elk groeiend bedrijf
“Denk breder dan alleen sales,” adviseert Jelle aan organisaties die met Tribe (of CRM in het algemeen) aan de slag gaan. “Vaak zie je CRM als tool voor je verkoopkansen en misschien nog mailings. Maar het pakket is zó flexibel dat je er processen in kunt stoppen waar je in eerste instantie niet aan denkt; van automatische mailtjes en onboardingprocessen tot klanttevredenheidsmetingen. Ga in gesprek over de mogelijkheden.” Met Tribe heeft Verdi Fit ontdekt dat de enige limiet je eigen creativiteit is. “Jullie zeggen altijd: the sky is the limit. Voor mij is de sky níet de limiet – het gaat nog véél hoger!” besluit Jelle enthousiast.
